Algemene voorwaarden YveY Group

Kostenoverzicht

Onze offertes zijn geldig tot 2 weken na dagtekening. Graag vernemen wij vóór het verstrijken van deze datum of u gebruik wilt maken van het voorstel, anders komt uw optie te vervallen.

• Bij een arrangementprijs inclusief dranken: In het kostenoverzicht zijn de dranken in het arrangement gecalculeerd. Dit arrangement is geldig tussen de beschreven tijdsvakken. Buiten die tijdsvakken worden de kosten genoteerd op basis van verbruik en op nacalculatie in rekening gebracht.
• Bij een (arrangement)prijs exclusief dranken: Alle genuttigde consumpties worden middels nacalculatie verrekend. Tenzij anders afgesproken hanteren we de op dat moment geldende consumptieprijzen.

 

Inflatiestijgingen

Bij een inflatie hoger dan de verwachte afgegeven CBS-inflatie, houdt YveY zich het recht voor om prijsaanpassingen door te voeren op de door YveY opgenomen onderdelen in de begroting. Dit geldt ook voor (onverhoopte) prijsstijgingen bij externe leveranciers die direct van invloed zijn op uw bijeenkomst.

Reserverings- en betalingsvoorwaarden

Bij ondertekening van de overeenkomst ontvangt YveY de juiste factuurgegevens. Hieronder valt ook een eventueel ordernummer, referentienummer, verplichtingnummer of kostenplaats. Indien na het versturen van de factuur de factuurgegevens moeten worden aangepast, zijn wij genoodzaakt € 25,- administratiekosten door te berekenen.

• Voor reserveringen eerder dan 6 weken vóór het event, met een offertebedrag groter dan € 3.000,- exclusief btw geldt:
  • Bij boeking wordt een aanbetalingsfactuur verstuurd met 10% van het offertebedrag, hiervoor geldt een betalingstermijn van 7 dagen.
  • 6 weken vóór het event wordt een voorschotfactuur met 65% van het offertebedrag verstuurd, hiervoor geldt een betalingstermijn van 7 dagen.
• Voor reserveringen vanaf 4 tot 6 weken vóór het event, met een offertebedrag groter dan € 3.000,- exclusief btw geldt:
  • Bij boeking wordt een voorschotfactuur verstuurd met 75% van het offertebedrag, hiervoor geldt een betalingstermijn van 7 dagen.
• Voor reserveringen 4 weken of korter vóór het event, met een offertebedrag groter dan € 3.000,- exclusief btw geldt:
  • Bij boeking wordt een voorschotfactuur verstuurd met 75% van het offertebedrag, hiervoor geldt een betalingstermijn van 3 dagen.

Na de bijeenkomst wordt de factuur met het resterende bedrag, de te verrekenen BTW en eventuele meerkosten toegezonden, hiervoor geldt een betalingstermijn van 7 dagen.

Kredietbeperking en incassokosten

YveY is gerechtigd een kredietbeperkingstoeslag van 2% in rekening te brengen, welke door opdrachtgever niet is verschuldigd bij betaling va de factuur binnen 8 dagen na de factuurdatum.

Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, kan het evenement geen doorgang vinden en is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan naast de hoofdsom de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% over de hoofdsom met een minimum van € 350,-.  Indien YveY aantoont hogere kosten te hebben gemaakt welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding door opdrachtgever in aanmerking.

Annuleringsvoorwaarden

In het geval van annulering van het gehele of een deel van het evenement, worden de kosten als volgt doorberekend:

• Eerder dan 90 dagen voor gereserveerde datum; 15% van de totale reserveringswaarde
• Bij annulering tussen 31 en 90 dagen voorafgaand aan het evenement: 25% van de totale reserveringswaarde;
• Bij annulering tussen 15 en 30 dagen voorafgaand aan het evenement: 50% van de totale reserveringswaarde;
• Bij annulering tussen 8 en 14 dagen voorafgaand aan het evenement: 85% van de totale reserveringswaarde;
• Bij annulering korter dan 8 dagen voorafgaand aan het evenement: 100% van de totale reserveringswaarde.

Indien externe leveranciers andere voorwaarden hanteren omtrent annulering, houdt YveY zich het recht voor om deze extra kosten door te factureren aan de opdrachtgever.

Wijzigingen gastenaantal

• De kostenbegroting is gebaseerd op het aantal gasten zoals overeengekomen in het voorstel. Indien er een wijziging van het aantal gasten plaatsvindt, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening.
• Opdrachtgever is verplicht YveY zo snel mogelijk schriftelijk (waaronder doch niet beperkt tot e-mail) te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen ontstaan die afwijken van de overeenkomst.
• Het definitieve aantal gasten dient uiterlijk 10 werkdagen voor aanvang van de bijeenkomst schriftelijk doorgegeven te zijn bij YveY. Vermindering van het overeengekomen gastenaantal met verrekening van kosten is slechts eenmalig mogelijk tot tien werkdagen voor aanvang van het evenement tot een maximum van 20% van het overeengekomen gastenaantal. Verrekening zal daar waar van toepassing plaatsvinden tegen overeengekomen voorwaarden.
• Indien externe leveranciers andere voorwaarden hanteren omtrent wijzigingen, houdt YveY zich het recht voor om deze extra kosten door te factureren aan de opdrachtgever. Hieronder valt ook een personeelsleverancier welke vanwege Wet Arbeidsmarkt in Balans niet onbeperkt flexibel kan zijn met het inzetten van personeel.
• De dieetwensen en/of vergelijkbare specifieke voorkeuren omtrent culinair en dranken dienen uiterlijk 10 werkdagen voor aanvang van de bijeenkomst doorgegeven te zijn bij YveY.
• Bij verschijning van meer gasten op de dag van uitvoering dan het overeengekomen aantal, worden de daarmee samenhangende kosten op basis van de gegevens vermeld in de overeenkomst extra in rekening gebracht.

Bijzondere situaties m.b.t. de volksgezondheid

Wanneer gasten zich niet houden aan de geldende RIVM-regels van de locatie en/of overheid, kan de toegang tot de locatie worden ontzegd. Deze offerte is samengesteld op basis van de huidige richtlijnen van het RIVM. Wanneer zich bijzondere situaties voordoen (zoals een pandemie), mag YveY passende wijzigingen doorvoeren, dit doen we altijd in overleg met u als opdrachtgever. Mocht de locatie die u heeft gereserveerd niet operationeel zijn met de gestelde maatregelen, probeert YveY een alternatief binnen de locatie te verzorgen zonder bijkomende zaalhuur. Wanneer YveY hier niet aan kan voldoen, kan de bijeenkomst kosteloos worden geannuleerd. Wanneer u er zelf voor kiest om vanwege dergelijke omstandigheden de bijeenkomst te annuleren, terwijl dit conform de op dat moment geldende richtlijnen wél mogelijk was, dan gelden onze algemene annuleringsvoorwaarden.

Aansprakelijkheid

• YveY is niet aansprakelijk voor vermissing en/of diefstal van uw eigendommen.
• De totale aansprakelijkheid van YveY is beperkt tot vergoeding van schade tot maximaal het bedrag van het voor die overeenkomst bedongen honorarium (excl. btw). In geen geval zal de totale vergoeding voor schade meer bedragen dan het door de aansprakelijkheidsverzekering van YveY uit te keren bedrag.
• Indien de overeenkomst een doorlopende overeenkomst is met een looptijd van meer dan 6 maanden, wordt het voor die overeenkomst bedongen honorarium gesteld op het totaal van vergoedingen (excl. btw) van de afgelopen 6 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.
• Niet beperkt is de aansprakelijkheid van YveY voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van YveY.

• Opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade toegebracht aan of verlies van eigendommen van YveY en/of door YveY gecontracteerde derden en/of haar genodigden tijdens een Evenement. Alle schade, waaronder begrepen de kosten van herstel, moeten door Opdrachtgever aan YveY worden vergoed.
• Opdrachtgever is aansprakelijk voor door derden geleden schade welke voortvloeit uit het gebruik van het Gehuurde.
• YveY is slechts aansprakelijk voor schade indien:
  • de schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat in het betreffende geval krachtens de afgesloten aansprakelijkheidsverzekering van YveY daadwerkelijk wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico van YveY dat krachtens die verzekering toepassing vindt, dan wel
  • sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.

Overmacht

In aanvulling op artikel 6:75 Burgerlijk Wetboek geldt dat een tekortkoming van YveY in de nakoming van enige verplichting jegens Opdrachtgever niet aan YveY kan worden toegerekend in geval van een van de wil van YveY onafhankelijke omstandigheid, waardoor de nakoming van zijn verplichtingen

jegens de opdrachtgever geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd of waardoor de nakoming van zijn verplichtingen in redelijkheid niet van YveY kan worden verlangd. Tot die omstandigheden worden mede gerekend wanprestaties van toeleveranciers of andere derden, defect gaan van rijwielen waarmee producten of andere zaken vervoerd moeten worden, arbeidsongeschiktheid van personeel of personeelsstakingen.

Indien zich een situatie zoals hiervoor bedoeld voordoet als gevolg waarvan YveY niet aan zijn verplichtingen jegens de opdrachtgever kan voldoen, dan worden die verplichtingen opgeschort zolang YveY niet aan zijn verplichtingen kan voldoen. Indien de in de vorige zin bedoelde situatie 30 kalenderdagen heeft geduurd, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden. YveY is in dat geval niet gehouden tot vergoeding van enige schade, ook niet als YveY als gevolg van de overmachtstoestand enig voordeel geniet.

Klachten

Opdrachtgever kan op een gebrek in de prestatie geen beroep meer doen, indien hij niet binnen 2 maanden nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijze had moeten ontdekken bij YveY ter zake heeft geprotesteerd. Indien er sprake is van een zichtbaar gebrek bij uitvoering van hetgeen

overeengekomen is, geldt een termijn van 48 uur. De opdrachtgever dient YveY in ieder geval 4 weken de tijd te geven om de klacht in onderling

overleg op te lossen. Indien een klacht niet binnen de vermelde termijn aan YveY is gemeld, wordt de dienst geacht aan de overeenkomst te beantwoorden en conform de overeenkomst te zijn uitgevoerd. Klachten schorten de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op.

Voetbalwedstrijden

Extra vermelding m.b.t. diensten georganiseerd in of rondom één van onze stadions:

Indien door een BVO (Betaald Voetbal Organisatie), KNVB, UEFA of FIFA reeds ingeplande wedstrijden worden verplaatst, zijn wij krachtens een overeenkomst met Stichting Betaald Voetbal en de BVO verplicht aan deze wedstrijden voorrang te verlenen boven enig ander contract. Bij zwaarwegende belangen vanuit Stichting Betaald Voetbal en de BVO behoudt YveY zich het recht voor eventuele bestaande contracten eenzijdig te annuleren. Indien er op de, door uw definitief gereserveerde, datum onverwachts een wedstrijd wordt ingepland, kijken wij altijd naar een passende oplossing

Fotografieclausule

• Rechten op gemaakt beeldmateriaal: Alle foto’s, video’s of ander beeldmateriaal gemaakt tijdens evenementen georganiseerd door of in samenwerking met YveY, vallen onder de rechten van YveY. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor promotionele, informatieve en andere zakelijke doeleinden. Wil een derde het beeldmateriaal gebruiken, is een vermelding van YveY vereist.
• Toestemming door aanwezigheid: Door aanwezig te zijn op het evenement verleent de aanwezige automatisch toestemming voor het maken en gebruiken van foto’s waarop hij of zij mogelijk in beeld komt.
• Voorbehoud van bezwaar: Indien een aanwezige bezwaar heeft tegen het maken of gebruiken van foto’s waarop hij of zij verschijnt, dient dit direct en duidelijk kenbaar gemaakt te worden bij de fotograaf ter plaatse. YveY zal, binnen redelijke grenzen, rekening houden met dergelijke bezwaren.
• Gebruik en distributie: YveY behoudt het recht om het gemaakte beeldmateriaal te gebruiken voor diverse doeleinden, inclusief maar niet beperkt tot marketing, sociale media, interne communicatie en zakelijke presentaties.
• Privacyoverwegingen: YveY zal zich inspannen om de privacy van medewerkers en gasten te respecteren en gevoelige informatie zorgvuldig te behandelen. Het beeldmateriaal zal niet op een wijze worden gebruikt die de privacy van individuen schaadt.

Algemeen

• YveY draagt zorg voor alle beschreven faciliteiten, catering en het algeheel servicelevel wat u van ons mag verwachten;
• Het is niet toegestaan gebruik te maken van eigen meegebrachte catering binnen de locaties welke beheerd worden door YveY;
• De afgebeelde foto’s in het voorstel zijn ter indicatie; hier kunnen geen rechten aan worden ontleend;
• Het voorstel is gebaseerd op het huidige culinaire assortiment, wanneer dit assortiment wordt gewijzigd kan YveY ervoor kiezen een passend alternatief in te zetten;
• Wanneer u de offerte wenst inclusief BTW, zijn de kosten van BTW bedrag een inschatting. Het werkelijke BTW bedrag wordt vastgesteld op basis van o.a. het feitelijk verbruik aan non-alcoholische en alcoholische dranken;
• Wij schenken geen alcohol aan personen onder de 18 jaar.
• Met de ondertekening van de offerte, gaat opdrachtgever tevens akkoord met onze algemene voorwaarden.
• Door akkoord te gaan met de algemene voorwaarden geeft u YveY toestemming om u te benaderen via e-mail, telefoon of post voor informatie en commerciële doeleinden. Uw contactgegevens zullen worden gebruikt in overeenstemming met ons privacy beleid.
• Bij vragen over de voorwaarden kunt u terecht bij uw contactpersoon en/of bij de locatiemanager van de betreffende YveY-locatie.